Die PRODATA Datenbanken und Informationssysteme GmbH aus Karlsruhe hat für das Bonusprogramm  ein internetbasiertes System zur Bearbeitung von Posteingängen im Customer-Service-Center entwickelt. Damit kann die Bearbeitung von Kundenanfragen nun noch schneller abgewickelt und besser nachverfolgt werden.

Eine Vielzahl von Briefen, Belegen und Anträgen werden von Mitgliedern jedes Jahr an das Customer-Service-Center geschickt. Teile dieser Post, wie zum Beispiel individuelle Briefe oder Faxe, konnten bislang nicht durch eine automatische Verarbeitung aufgefangen werden. Um nun auch hier einen beschleunigten Service anbieten zu können, entschied man sich für eine Zusammenarbeit mit PRODATA. Dokumente und Dateien werden dabei tagesaktuell zur weiteren Bearbeitung im Customer-Service-Center aufbereitet.

Martin S., verantwortlich für den Kundenservice : „Bei der Entscheidung für PRODATA war uns die Erfahrung im Bereich der Konzeption und Programmierung internetbasierter Softwarelösungen besonders wichtig.“

Mit Hilfe der Softwarelösung werden die Dokumente wie Briefe und Faxe zunächst auf Hochleistungsscannern digitalisiert und gleichzeitig kategorisiert. Im Anschluss kommt die speziell für unseren Kunden entwickelte Applikation zum Einsatz, mit der die Mitarbeiter im Customer-Service-Center die Unterlagen direkt am Bildschirm bearbeiten können. Im gesicherten Web-Frontend wird die Benutzerverwaltung unter anderem durch die Zuweisung verschiedener Kategorien erleichtert.

Auch über den direkten Kundenkontakt hinaus nutzt der Kundebnclub die Lösung. So ist ein Reporting und Monitoring möglich, das die effiziente Steuerung des Customer-Service-Centers erleichtert. Darüber hinaus werden die Originaldokumente in einem revisionssicheren, elektronischen Archivsystem gespeichert, in dem auch digitale Notizen vorgenommen werden können. So sind die Mitarbeiter bei Rückfragen der Kunden jederzeit in der Lage, sich über den aktuellen Status zu informieren und zu reagieren.