Ein Loyalty-Programm auszuschreiben ist mehr als ein Preisvergleich. Auftraggeber müssen vor der Marktansprache entscheiden, welche Ziele, Zielgruppen, Leistungen, Daten, Plattform- und Betriebsrollen Gegenstand der Ausschreibung sind.

Diese Seite führt Prozess und Vergabekriterien. Anbieterklassen und Longlist stehen im Loyalty-RFP-Pillar; TCO und Budgetplanung auf Was kostet ein Loyalty-System?.

Der RFP-Prozess in sieben Phasen

Phase	Zweck	Lieferergebnis
1. Auftrag	Ziele, Scope und Governance bestätigen	Freigegebener Projektauftrag
2. Anforderungen	Use Cases, Daten, Betrieb und Nachweise beschreiben	RFP-Unterlagen
3. Markt und RFI	Anbieterklassen und Muss-Kriterien prüfen	Shortlist
4. Ausschreibung	Gleiche Anfrage, Fristen und Rückfragen steuern	Vergleichbare Angebote
5. Bewertung	Scorecard, Demos, TCO und Risiken auswerten	Begründete Empfehlung
6. Vergabe	Entscheidung, Verhandlung und Vertrag vorbereiten	Dokumentierter Zuschlag
7. Onboarding	Daten, Tests, Übergabe und Start organisieren	Kontrollierbarer Projektstart

Die Phasen können je nach Projekt iterativ verlaufen, sollten aber jeweils ein prüfbares Ergebnis und eine verantwortliche Rolle haben. Ein Terminplan allein genügt nicht.

Freigaben, offene Entscheidungen und Abhängigkeiten werden versioniert dokumentiert. So bleibt nachvollziehbar, auf welcher Grundlage Anbieter ausgewählt und beauftragt wurden.

Projektauftrag und Zielbild

Der Auftrag beschreibt Geschäftsziele, Zielgruppen, Programmtyp, Länder, Kanäle, erwarteten Kundennutzen und Messrahmen. Ebenso wichtig sind Nicht-Ziele und eine realistische erste Ausbaustufe.

Entscheider und fachliche Eigentümer werden benannt. Marketing, Vertrieb, IT, Daten, Einkauf, Datenschutz, Recht, Finanzen und Betrieb werden passend zum Risikoprofil beteiligt.

Unbelegte Fakten werden als Annahme oder Prüfauftrag markiert. Eine gemeinsame Projektgrundlage hält Ziele, Anforderungen, Entscheidungen und ihre Quellen für alle Beteiligten konsistent.

Vor Beginn werden außerdem interne Kapazitäten und Entscheidungswege geprüft. Ein RFP bindet Fachbereich, IT, Einkauf, Datenschutz, Recht, Finanzen und Betrieb. Wenn diese Rollen nicht verfügbar sind, entstehen Verzögerungen bei Rückfragen, Demos, Bewertung und Freigabe. Der Terminplan muss diese realen Verfügbarkeiten abbilden und darf nicht nur die Anbieterfristen enthalten.

Anforderungen und Leistungsgrenzen

Anforderungen werden in priorisierte Use Cases übersetzt: Registrierung, Identifikation, Regelberechnung, Vorteil, Kommunikation, Einlösung, Service, Reporting, Korrektur und Export.

Leistungsfelder werden getrennt beschrieben: Strategie, Fachkonzept, Plattform, Integrationen, Prämien, Logistik, Support, Reporting und Optimierung. Für jedes Feld wird geklärt, ob der Anbieter selbst, ein Partner oder das interne Team verantwortlich ist.

Nichtfunktionale Anforderungen wie Datenschutz, Berechtigungen, Sicherheit, Verfügbarkeit, Monitoring und Exit werden nicht als spätere Zusatzpunkte behandelt.

Bei einem öffentlichen oder formal geregelten Verfahren werden Anforderungen, Fristen und Kommunikationswege besonders sorgfältig dokumentiert. Auch wenn kein formales Vergaberecht greift, schafft derselbe Standard Nachvollziehbarkeit. Anbieter erhalten klare Antwortformate und können Abweichungen begründen, ohne dass der Auftraggeber stillschweigend individuelle Sonderwege eröffnet.

Vergabeunterlagen zusammenstellen

Unterlage	Inhalt	Prüfung
RFP-Beschreibung	Ziel, Scope, Zielgruppen und Kontext	Freigabe durch Auftraggeber
Use-Case-Katalog	Abläufe, Daten, Rollen und Sonderfälle	Fachliche Vollständigkeit
Mengengerüst	Teilnehmer, Länder, Transaktionen, Prämien und Service	Gemeinsame Kalkulationsbasis
Preisblatt	Einmalig, laufend, variabel, Change und Exit	Keine verdeckten Positionen
Nachweisliste	Datenschutz, Sicherheit, Vertrag und Partner	Geltungsbereich und Aktualität
Bewertungsmatrix	Gewichte, Muss-Kriterien und Belege	Vor Angebotsöffnung beschlossen

Die Unterlagen müssen denselben Informationsstand für alle Anbieter schaffen. Änderungen und Antworten auf Rückfragen werden allen verbleibenden Kandidaten zugänglich gemacht.

Anbieter dürfen Annahmen und Abweichungen kenntlich machen. Diese werden nicht stillschweigend als Erfüllung gewertet.

Vergabekriterien definieren

Muss-Kriterien sind unverzichtbare Voraussetzungen. Bewertete Kriterien zeigen Qualitäts- und Passungsunterschiede. Ausschlussgründe und Nachforderungen werden vorab festgelegt.

Typische Dimensionen sind fachliche Passung, Technologie, Daten, Betrieb, Team, Prämienprozesse, Nachweise, Risiko, Kosten und Exit. Gewichte richten sich nach Programm und Risikoprofil.

Punkte erhalten einen Beleg und einen Kommentar. Eine starke Präsentation darf fehlende Muss-Kriterien nicht verdecken.

RFI, Fragen und Bieterkommunikation

Ein RFI kann Markt- und Anbieterklassen vor der eigentlichen Ausschreibung strukturieren. Fragen verlangen konkrete Beispiele, Einschränkungen, Partnerrollen und verfügbare Nachweise.

Fristen, Format, Ansprechpartner und Kommunikationskanal werden verbindlich festgelegt. Einzelgespräche mit einzelnen Kandidaten dürfen keinen Informationsvorsprung erzeugen.

Rückfragen und Antworten werden zentral dokumentiert. Änderungen an Anforderungen werden versioniert und in den Zeitplan eingeordnet.

Angebote, Demos und Bewertungsmatrix

Angebote werden zunächst auf Vollständigkeit und Muss-Kriterien geprüft. Danach folgen Fachbewertung, technische Prüfung, Demos mit einheitlichen Use Cases und TCO-Vergleich.

Kritische Fälle sind Registrierung, Rollenwechsel, Datenfehler, Storno, Einlösung, nicht verfügbare Prämie, Support, Reporting und Export. Happy-Path-Demos reichen nicht.

Bewertungskommentare, Abweichungen, offene Punkte und Risiken werden neben der Punktzahl gespeichert. Team und Arbeitsweise können in einem Workshop ergänzend geprüft werden.

Die Scorecard sollte neben der Gesamtwertung auch Mindestbedingungen und Risiken sichtbar machen. Ein Anbieter mit niedrigen Kosten, aber offenen Daten- oder Betriebsrisiken wird nicht durch einen Durchschnittswert automatisch vergleichbar. Entscheidungsträger sehen dadurch, welche Punkte verhandelbar sind und welche vor Zuschlag geschlossen werden müssen.

TCO, Preisblatt und Verhandlung

Kosten werden für Konzeption, Setup, Plattform, Integrationen, Betrieb, Prämien, Versand, Support, Änderungen und Exit getrennt betrachtet. Das gemeinsame Mengengerüst verhindert Scheinvergleiche.

Verhandlung fokussiert nicht nur den Preis. Leistungsgrenzen, Service-Level, Datenzugang, Änderungslogik, Unterauftragnehmer, Preisänderungen und Exit sind ebenso relevant.

Annahmen, Mindestmengen und Ausschlüsse werden im finalen Angebot bestätigt. Interne Aufwände und fachliche Prüfungen gehören in die Gesamtentscheidung.

Preisverhandlungen sollten nicht dazu führen, dass ursprünglich vergleichbare Leistungsgrenzen verschwimmen. Änderungen am Scope, an Mengen oder an Service-Leveln werden in einer aktualisierten Kalkulation festgehalten. So bleibt erkennbar, ob ein günstigerer Preis aus einer echten Effizienz oder aus weniger Leistung entsteht.

Nachweise und rechtliche Prüfungen

Je nach Daten, Ländern und Risikoprofil können technische Dokumentation, Rollen- und Berechtigungskonzepte, Unterauftragnehmer, Service-Level, Sicherung, Wiederanlauf und Exit-Unterlagen erforderlich sein.

Datenschutz, Steuer, Arbeitsrecht, Mitbestimmung und weitere rechtliche Fragen werden mit zuständigen Fachstellen am konkreten Programm geprüft. Pauschale Rechtssicherheits- oder Zertifizierungsbehauptungen ersetzen diese Prüfung nicht.

Nachweise werden auf Gültigkeit, Geltungsbereich und Bezug zum angebotenen Service geprüft.

Zuschlag und Vertragsübergang

Die Entscheidung verbindet Scorecard, Belege, TCO, Risiken, Team und Umsetzbarkeit. Abweichungen von der reinen Punktzahl werden begründet.

Vor Zuschlag werden Leistungsumfang, Rollen, Datenhoheit, Nutzungsrechte, Unterauftragnehmer, Preise, Änderungen, Laufzeit, Kündigung, Service-Level und Exit geklärt.

Zuschlagsentscheidung und Dokumentation bilden die Basis für Vertrags- und Projektstart. Ungeklärte Punkte werden als Bedingungen oder Risiken ausgewiesen.

Onboarding, Migration und Start

Onboarding plant Daten, Integrationen, Plattformkonfiguration, Prämien, Kommunikation, Tests, Schulung und Betriebsübergabe. Verantwortliche und Abnahmen werden aus dem Vergabeprozess übernommen.

Migration erhält Mapping, Bereinigung, Testlauf, Abgleich und Rückfalloption. Launch-Kriterien umfassen Funktion, Daten, Berechtigung, Service, Kommunikation, Sicherheit und Monitoring.

Nach dem Start folgt eine Stabilisierungsphase. Offene RFP-Punkte werden als Aufgaben mit Priorität und Termin weitergeführt.

Ein sauberer Übergang verhindert, dass Wissen aus der Ausschreibung verloren geht. Fachkonzept, Bewertungsannahmen, zugesagte Funktionen, Abweichungen und offene Nachweise werden in die Projekt- und Vertragsdokumentation übernommen. So kann das Umsetzungsteam prüfen, ob die angebotene Lösung tatsächlich wie bewertet eingerichtet wird.

Governance und Vergabedokumentation

Ein gemeinsamer Arbeitsstand enthält Versionen, Entscheidungen, Rückfragen, Angebote, Bewertungen, Nachweise, Risiken und Freigaben. Zugriffe werden nach Rolle geregelt.

Die Dokumentation muss auch später erklären können, warum ein Anbieter ausgewählt wurde und welche Annahmen galten. Das unterstützt Einkauf, Fachbereiche, Projektteam und Betrieb.

Änderungen nach Zuschlag folgen einem kontrollierten Change-Prozess. Ein neuer Wunsch wird nicht automatisch zum Vertragsbestandteil.

Wie PRODATA im Ausschreibungsprozess einzuordnen ist

PRODATA begleitet Kundenbindungs- und Incentive-Programme je nach Projektumfang. Je nach Projekt kann die Unterstützung Strategie und Konzeption, technische Plattform, Programmbetrieb sowie Prämien- und Versandprozesse umfassen.

PRODATA ist möglicher Anbieter bestimmter Leistungsfelder und keine neutrale Vergabestelle. Wenn PRODATA angefragt wird, gelten dieselben Anforderungen, Use Cases, Nachweise und Bewertungskriterien wie für andere Kandidaten.

Ein Erstgespräch kann klären, ob ein RFP, ein Workshop, eine Anforderungsphase oder ein Pilot der passende nächste Schritt ist.

Häufige Fragen zum Ausschreiben eines Loyalty-Programms

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